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PHASE 2
Rechnung stellen und mahnen

Das korrekte Stellen einer Rechnung
Der häufigste Fehler bei der Rechnungsstellung ist, dass zu lange mit dem Fakturieren gewartet wird. Fordern Sie die Zahlung daher unverzüglich nach der Lieferung oder dem Erbringen einer Dienstleistung ein, damit sich der Kunde mit Sicherheit daran erinnert.

Sind Sie vorsichtig mit der kumulierten Rechnungsstellung von mehreren Aufträgen. Tendenziell werden mehrere kleine Beträge einem einmaligen grossen Betrag bevorzugt. Wollen Sie Aufträge gesammelt verrechnen, sprechen Sie dies auf jeden Fall vorgängig mit dem Kunden ab und zeigen Sie ihm auch die Konsequenzen (z.B. entsprechend hohe Beträge) auf.

Stellen Sie Ihre Rechnungen regelmässig aus und standardisieren Sie diesen Prozess. Planen Sie fixe Termine. Versenden Sie die Rechnungen aller ausgeführten Aufträge einmal in der Woche, alle zwei Wochen oder einmal im Monat (maximale Wartefrist). Dies gilt auch für Mahnschreiben. Planen Sie dazu einmal pro Woche oder maximal alle 14 Tage Mahnläufe ein. Inhaltlich sollte die Rechnung klar und eindeutig formuliert sein. Achten Sie dabei auf folgende Punkte:

  • Zeigen Sie genau auf, welche Leistung/Lieferung Sie dem Kunden in Rechnung stellen – übersichtlich und nachvollziehbar dargestellt.
  • Nennen Sie die Zahlungsfrist in Tagen und ein Datum, bis zu welchem die Rechnung bezahlt werden muss.
  • Zeigen Sie auf, wohin der Rechnungsbetrag überwiesen werden soll. Besonders geeignet ist ein vorgefertigter Einzahlungsschein.
  • Sollten Sie ein Skonto gewähren, müssen die Bedingungen für diesen Rabatt unmissverständlich sein.
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