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Die korrekte Mahnung
Trotz Bonitätsprüfung und korrekter unverzüglicher Rechnungsstellung kann es vorkommen, dass ein Kunde die Zahlungsfrist ungenutzt verstreichen lässt. In dieser Phase ist es wichtig, dass Sie professionell handeln. Sollten Sie in Ihrer Unternehmung noch nicht über ein standardisiertes Mahnwesen verfügen, legen Sie dieses Vorgehen fest. Dazu gehören drei Stufen: Zahlungserinnerung, Zahlungsaufforderung und Betreibungsandrohung.

Prüfen Sie regelmässig die Zahlungseingänge, damit Sie den Überblick über die offenen und bezahlten Rechnungen haben. Bei den Rechnungen, die nach abgelaufener Zahlungsfrist noch offen sind, leiten Sie nach fünf bis zehn Tagen den Mahnlauf ein.

Zahlungserinnerung
Die erste Stufe sollte nicht als Mahnung, sondern als Zahlungserinnerung bezeichnet werden. Es kann vorkommen, dass eine Rechnung verloren geht und aus diesem Grund nicht bezahlt wird. Schildern Sie freundlich den Umstand und legen Sie dem Schreiben die vollständige Rechnung mit Einzahlungsschein bei. Allenfalls können Sie die Zahlungsfrist verkürzen (z.B. von 30 Tagen auf 10 Tage). Bestand bei der ersten Rechnung die Möglichkeit eines Skontos, korrigieren Sie die Rechnung dementsprechend.

Zahlungsaufforderung
Reagiert ein Kunde nicht auf die Zahlungserinnerung, sollten Sie ihn mahnen. Inhaltlich ist die Mahnung an keine bestimmte Form gebunden. Formulieren Sie die Mahnung in einem freundlichen, aber bestimmten Ton. Erklären Sie dem Kunden, dass er sich im Verzug befindet und bis wann (Datum) Sie seine Zahlung erwarten. Zeigen Sie ihm die Möglichkeit auf, wie er allenfalls mit Ihnen in Kontakt treten kann. Eine bis zwei Mahnungen mit einer Zahlungsfrist von je zehn Tagen sind sinnvoll. Falls Sie zwei Mahnungen versenden, sollten sich diese unterscheiden. Legen Sie der Zahlungsaufforderung ein Zahlungsvorschlagsformular bei. Ein vom Schuldner rechtsgültig ausgefüllter und unterzeichneter Zahlungsvorschlag kommt einer Schuldanerkennung gleich. Dieses Dokument ist massgebend für das Betreibungsverfahren und wird ausführlich in Phase 3 (Inkasso) erläutert.

Betreibungsandrohung
Die letzte Stufe im Mahnprozess stellt die Betreibungsandrohung dar. Obwohl Sie den Kunden an die Zahlung erinnert und zusätzlich gemahnt haben, hat er die Rechnung nicht beglichen. Die Betreibungsandrohung ist an keine bestimmte Form gebunden, jedoch ist eine korrekte juristische Formulierung und der Hinweis auf die Konsequenzen bei Nichtzahlung (das Einleiten einer Betreibung) von Bedeutung. Eine Betreibungsandrohung geht meist mit einem Wechsel der Tonalität einher. Sie weisen auf den Ernst der Lage hin und geben Ihrem Willen Ausdruck, den Fall weiterzuziehen. Der Schuldner muss bei Nichterfüllen mit einer Betreibung rechnen.

Ein Umstand übrigens, den Inkassobüros zu Nutzen wissen. Allein die Übergabe eines Falles an ein Inkassobüro veranlasst manchen Schuldner, seine offenen Rechnungen zu bezahlen. Eine Betreibungsandrohung lohnt sich, weil der damit verbundene Aufwand im Vergleich zum Inkasso klein ist.

Wichtig ist, dass Sie dem Schreiben ein weiteres Mal die Rechnung und einen Einzahlungsschein beilegen. Fügen Sie auch ein Zahlungsvorschlagsformular (ZVF) an. Ein vom Schuldner rechtsgültig ausgefülltes und unterzeichnetes ZVF kommt einer Schuldanerkennung gleich.

Muster Forderungsaufstellung

Muster Betreibungsandrohung

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